Om prestaties en samenwerking in teams te verbeteren wordt er steeds vaker ingezet op zelfsturende teams. Dat is begrijpelijk en een goede zaak. Want zelfsturende teams zijn vaak creatiever, productiever en leveren kwalitatief beter werk. Maar helaas is dat niet altijd het geval. Hoe kan je de kans op succes zo groot mogelijk maken? Hieronder leg ik uit wat de drie belangrijkste do’s zijn. De don’ts lees je tussen de regels door.
Do: duidelijk doel en kader
Een succesvol zelfsturend team heeft veel vrijheid, maar altijd binnen de kaders.
Goede opvoeders en trainers geven hun kinderen en pupillen begrijpelijke instructies en een helder doel voor ogen. Dat geldt ook voor bedrijven met succesvolle zelfsturende teams. Voordat het team begint, moet zonneklaar zijn wat de algemene doelstellingen zijn van de organisatie en wat het specifieke doel is van het team. Daarnaast dient de context duidelijk te zijn: hoe lopen de lijnen? Wat zijn de verantwoordelijkheden en hoe verloopt de formele communicatie? Teams kunnen pas hun mouwen opstropen als de context geschetst is en de lijnen helder zijn. Het idee dat creativiteit en innovaties floreren bij totale vrijheid is een fabel. Teams die opereren met te weinig kader beginnen heel voortvarend en enthousiast maar verzuipen al snel in de talloze mogelijkheden. Alsof je een goed uitgerust zeilschip de grote oceaan opstuurt zonder duidelijke eindbestemming en zonder kapitein die koers houdt. De hoge verwachtingen die de organisatie heeft van het team worden niet waargemaakt. En het gaat ten koste van motivatie. De kans bestaat dat goede mensen afhaken en op zoek gaan naar een andere werkgever.
Do: duidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor wat
Wees specifiek over talent, rol en verantwoordelijkheidÂ
Mensen presteren het beste als ze worden ingezet op hun talent. Hoe voor de hand liggend dit ook klinkt, in veel teams kennen de leden elkaars talenten nauwelijks. Dat komt omdat veel mensen hun eigen talenten nooit in kaart hebben gebracht, of zich nooit als vrijwilliger hebben opgeworpen voor taken die passen bij hun talent. Jammer, want een team waarin ieder in zijn kracht staat kan goed en met veel elan, energie en zelfvertrouwen samenwerken. Wat merkbaar is in het resultaat. Een belangrijk onderdeel van het kader is accountability. Mensen komen het makkelijkst in beweging als duidelijk is wat hun bijdrage is aan het grotere gemeenschappelijke doel. Kunnen bijdragen geeft ons namelijk een prettig gevoel van controle, van grip. Het geeft zelfvertrouwen. Het is een kans om talent in te zetten en gezamenlijk verder te groeien. Maak gebruik van die specifieke talenten en geef teamleden dus een specifieke rol en specifieke verantwoordelijkheid. Maak duidelijk hoe en wanneer terugkoppeling nodig is en plan alvast een paar meetings om de voortgang te bespreken. Houd in de tussentijd de vinger aan de pols. Controleren is ook aandacht geven.
Do: voortgang bewaken
Houd je doel voor ogen
Een heldere context en duidelijke accountability zorgen ervoor dat brainstormsessies veel effectiever worden. Dat heeft alles te maken met de gedegen voorbereiding en de rust die er nu is. De afwezigheid van onrust en stress stimuleert de creativiteit. Iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht. De ideeën die worden ingebracht, sluiten sneller aan op de vraag en het doel. Er is focus. Voeg daarbij een coachende, ondersteunende manager die de voortgang bewaakt en je hebt de belangrijkste ingrediënten voor een succesvol zelfsturend team.